3. Allons-y, débutons ensemble!
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3.5 L'agent de voyage
En première instance le coordinateur doit choisir un agent de voyage pour l'assister dans l'esquisse d'un itinéraire, aussi bien que dans l'estimation des frais et leurs échéances. La prudence impose le choix d'un agent de voyage ayant une bonne réputation. Le gros du voyage se fera au Japon, donc il est important que l'agence dispose de correspondants compétents sur place au cas ou il y aurait des problèmes à résoudre au Japon. Il est souhaitable que l'agent de voyage soit invité à participer aux réunions du comité parent/enseignant. Quelques critères dans la sélection d'un agent/agence de voyage:
- est-il bien coté pour son service?
- nombres d'années dans le mètier?
- est-ce que l'agence est représenté au Japon (un ou plusieurs bureau), si non, avec quelle entreprise est-elle en rapport?
- exiger des références
- ont-ils de l'expérience dans l'organisation de voyages de groupe?
- est-ce que l'agence nommera une personne pour travailler exclusiment sur le dossier de l'école?
Certaines agences de voyage seront en mesure d'offrir des bonus. Par example, selon le nombre de participants, l'agence pourrait offrir les frais de voyages d'un ou même plus d'un enseignant. Dans le cas contraire, il faut en tenir compte dans le frais globaux du voyage. Tenant compte du fait que les enseignants portent une grande part de responsabilité pour les élèves à leurs charge, pour leur sécurité et bien-être, il n'est pas équitable de les faire payer leurs frais de voyage.
Les frais de voyage comprennent le transport aerien et terrestre, l'hébergement, le Japan Rail Pass (conseillé), service de bagages, droit d'accès aux musées, sites historique, visites accompagnées, assurance santé et d'annulation du voyage. Les parents doivent être avertis que ce budget ne couvre pas souvenirs, cadeaux et argent de poche. Si possible, vous aurez intérêt à prendre l'assurance santé auprès d'une organisation disposant au Japon d'agents qui pourraient défrayer directement vos éventuelles dépenses médicales. Il est sans doute prudent d'anticiper la possibilitét de dépenses médicales un peu plus élevées que ce qu'indiquent les agents, et de faire provision pour des excédents de coûts aussi bien que pour une évolution défavorable des taux de change. Aussitôt que l'itinéraire initial et les frais sont déterminés, il faut lancer une campagne de publicité dans votre établissenment scolaire au sujet du projet de voyage au Japon. La demande de participation des étudiants doit respecter les normes du Conseil d'éducation local concernant les voyages à l'étranger. L'affiche de publicité devrait communiquer les informations suivantes:
- date du voyage
- durée
- itinéraire
- frais
- date de la première rencontre
- date limite pour faire la demande de participation
Veillez à ce que le choix de visites proposées aux étudiants respecte un certain équilibre de jour à jour. Il serait logique de mélanger sites historique et culturel avec sites commerciaux et modernes pour maintenir l'intérêt des étudiants au plus haut degré. Accordez des moments de repos entre visite pour compenser le décalage horaire.
Votre Directeur d'école vous avisera des délais prévus pour obtenir l'approbation administrative du voyage à l'étranger par le Conseil d'éducation. Notez que tant que le nombre de participants demeure flou, il peut être prématuré de solliciter l'agrément du Conseil.