4. Préparation
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4.1 Réunions d'étudiants
Organiser de fréquentes réunionsest un bon moyen conserver et nourrir l'enthousiasme des étudiants. Les réunions devraient êtres programmés le même jour chaque mois, avec présence obligatoire. Les thèmes suivant peuvent servir à focaliser la discussion:
- collecte de fonds
- mise à jour des détails du voyage et de l'itinéraire et du voyage (itinéraire et documentations conservés dans un classeur par chaque étudiants)
- passport et visa (obtenu bien à l'avance)
- cadeaux à emporter et à rapporter
- conseils pour le voyage
- l'échange de devises
- règles de comportement personnel
- vêtements appropriés
- conseils practique pour faire sa valise
- programme d'orientation
- journal personelle (chaque étudiant devraient tenir à jour un journal pendant son séjour au Japon)
- information sur les hôtels
- argent de poche
- assurance
- articles électroniques
- procédures d'aéroport
Une réunion mensuelle devrai être resérvée pour l'orientation et les parents encouragés à y participer. Les sujets méritant d'être discutés en ateliers d'études sont:
- introduction à la langue japonaise
- la vie au quotidien au Japon
- histoire, religion et géographie
- féminin et masculin, leurs rôles dans la société japonaise
- nourriture et étiquette de table
- bains et hygiéne personnel
- transport
- faire des achats
- logis chez l'habitant (si prévu)
- le système scolaire au Japon
4.2 Documentation
Le coordonateur-en-chef doit obtenir photocopies de documents de chaque participant, enseignant et parent/chaperon:
- passeports d'étudiants
- document d'Assurance santé (OHIP) et numéro
- information d'Assurance
- information d'Assurance voyage et médical (s'il y à lieu)
- exigences médicales et alimentaires particulières
- passeports
- visa pour non-Canadien (consulter le consulat japonais locale)
Une série de documents sera pour le voyage et une deuxième restera avec l'école d'origine.
En plus, le coordonateur devrait fournir à l'école une copie de tous les noms, les numéros de téléphones, les addresses au Japon et celui de l'agent de voyage.